홈페이지 관리 화면에 들어가는 비밀번호, 지금 몇 사람이 알고 있습니까. 처음에는 대표 한 사람이 쓰다가 직원이 늘고, 글을 올려 줄 마케터가 들어오고, 사이트를 손보는 외주 업체가 생기면 비밀번호는 단체 대화방이나 메모 한 줄로 돌아다니기 시작합니다. 누가 알고 있는지 세어 보려 해도 정확히 셀 수 없게 됩니다.
저희 사이트도 크게 다르지 않았습니다. 관리 화면은 운영자용 비밀번호와 마케터용 비밀번호, 두 개로 들어갔습니다. 역할별로 나눴으니 괜찮다고 여겼지만 마케터용은 사람 한 명이 아니라 역할 하나를 여럿이 같이 쓰는 방식이었습니다. 이 글은 그 비밀번호 두 개를 없애고 사람마다 계정을 만들기까지 무엇을 바꿨고 무엇을 알고도 남겨 뒀는지 적은 기록입니다. 끝에는 개발사나 제작사에 그대로 물어볼 수 있는 질문 목록을 붙였습니다.
같이 쓰는 비밀번호가 가려 버리는 두 가지
비밀번호를 같이 쓰면 당장은 편합니다. 새 사람이 와도 비밀번호 한 줄만 알려 주면 되고 계정을 만들어 달라고 개발사에 요청할 일도 없습니다. 문제는 평소에는 보이지 않다가 무언가 확인해야 할 때 나타납니다.
첫째, 누가 했는지 모릅니다. 저희 작업 기록에는 "운영자" 또는 "마케터"라고만 남았습니다. 어떤 글이 지워졌거나 설정이 바뀌었을 때 그 기록으로 알 수 있는 것은 마케터용 비밀번호를 아는 누군가가 했다는 사실뿐입니다. 사고가 났다는 뜻이 아닙니다. 다만 물어볼 상대가 없는 기록은 기록이라 부르기 어렵습니다.
둘째, 한 사람만 막을 수 없습니다. 외주 계약이 끝났거나 직원이 퇴사했을 때 그 사람의 접근만 끊으려면 비밀번호를 바꾸고 남은 사람 전원에게 다시 알려야 합니다. 이 과정이 번거로워서 미루게 됩니다. 미루는 동안 떠난 사람도 여전히 들어올 수 있는 상태가 이어집니다.
이 두 가지는 비밀번호를 복잡하게 만들거나 자주 바꿔도 해결되지 않습니다. 비밀번호가 사람이 아니라 역할에 붙어 있는 한 그렇습니다.
사람마다 계정, 그리고 비밀번호 뒤에 확인 코드 한 번 더
바꾼 것의 출발점은 단순합니다. 아이디는 그 사람의 이메일입니다. 비밀번호를 넣은 뒤 그 이메일로 온 확인 코드를 한 번 더 넣어야 들어갈 수 있습니다. 비밀번호가 새어 나가도 그 사람의 메일함까지 함께 열리지 않으면 들어올 수 없게 한 것입니다.
로그인 상태는 선택할 수 있습니다. "로그인 유지"를 고르면 7일 동안 유지되고 고르지 않으면 브라우저를 닫거나 한동안 쓰지 않았을 때 다시 로그인해야 합니다. 비밀번호를 바꾸면 그 계정으로 로그인해 있던 모든 곳이 끊깁니다. 비밀번호가 새어 나간 것 같을 때 가장 먼저 할 일이 비밀번호 변경인 이유입니다.
마케터 공용 비밀번호는 없앴습니다. 설정에 남아 있던 그 비밀번호 값도 함께 지웠습니다. 없앴다고 말하면서 값이 남아 있으면 언젠가 다시 살아날 수 있어서입니다.
이제 작업 기록에는 누가 했는지가 이메일로 남습니다. 바꾸기 전 기록은 그대로 "운영자" 또는 "마케터"입니다. 지난 기록을 고쳐 쓰지는 않았습니다.
권한은 메뉴와 기능 단위로, 개인정보는 한 단계 더
계정을 나누는 것만으로는 부족했습니다. 모든 계정이 모든 것을 할 수 있다면 비밀번호 하나를 여럿이 쓰던 때와 크게 다르지 않습니다.
그래서 계정마다 메뉴와 기능별로 권한을 줍니다. 조회·등록·수정·삭제·내려받기처럼 기능 단위로 나뉘고 주지 않은 권한은 모두 막힙니다. 글만 올리는 사람에게 설정 메뉴가 열려 있을 이유가 없고, 문의 목록을 확인하는 사람이 글을 지울 수 있을 이유도 없습니다.
개인정보는 한 단계 더 두었습니다. 고객 연락처 같은 개인정보를 파일로 내려받으려면 내려받기 권한만으로는 안 되고 개인정보 원문을 볼 권한이 함께 있어야 합니다. 파일로 받으면 화면에서 볼 때와 달리 많은 사람의 정보가 한 번에 밖으로 나가기 때문입니다.
권한을 빼거나 계정을 멈추면 다음 요청부터 바로 반영됩니다. 다시 로그인하지 않아도 그렇습니다. 계약이 끝난 외주 담당자의 계정을 멈추면 그 사람이 화면을 열어 둔 채였더라도 다음 동작부터 막힙니다.
계정은 지우지 않고 "사용 중지"만 합니다. 계정을 지우면 그 사람이 남긴 작업 기록의 주인이 사라집니다. 사람은 떠나도 그 사람이 한 일은 그 이름으로 남아 있어야 합니다.
계정을 만들고 권한을 정하는 일은 대표 운영자 한 명만 할 수 있습니다. 나머지는 부운영자입니다. 권한을 나눠 주는 권한까지 여럿이 가지면 결국 누가 누구에게 무엇을 줬는지 다시 알 수 없게 됩니다.
관리 화면 15개와 서버 쪽 기능 17개가 모두 권한을 확인하도록 했습니다. 새 화면이 확인 없이 추가되면 자동 점검에서 걸리게 해 두었습니다. 사람이 매번 기억해서 붙이면 언젠가 하나는 빠지기 때문입니다.
공개 전 점검에서 걸린 세 가지
새로 만든 로그인과 권한은 공개하기 전에 점검을 거쳤습니다. 세 가지가 걸렸고 모두 공개 전에 고쳤습니다.
하나는 확인 코드를 다시 받으면 틀린 횟수가 처음부터 새로 세어지던 것입니다. 코드를 새로 받기만 하면 얼마든지 틀려 볼 수 있는 셈이었습니다. 누적해서 세고 여러 번 틀리면 한동안 잠기도록 바꿨습니다.
또 하나는 로그인용 코드와 이메일 변경용 코드가 구분되지 않던 것입니다. 한 용도로 받은 코드가 다른 용도에도 통하면 안 되므로 용도별로 따로 두었습니다.
마지막은 내려받기 권한만으로 개인정보 원본 파일을 받을 수 있던 것입니다. 개인정보 원문을 볼 권한이 함께 있어야 한다는 앞의 규칙은 이 점검에서 걸린 뒤에 생겼습니다.
세 가지 모두 화면을 눌러 보는 것만으로는 드러나지 않는 종류였습니다. 권한과 로그인은 되는 것을 확인하는 데서 끝내지 말고 안 되어야 하는 것이 정말 안 되는지도 확인해야 합니다.
알고 고른 불편과 나중에 고친 한계
비상 우회 로그인은 일부러 두지 않았습니다. 그래서 메일 발송에 장애가 나면 확인 코드가 오지 않고 그동안은 관리 화면에 들어갈 수 없습니다. 우회 방법을 하나 두는 순간 그 방법이 가장 약한 곳이 된다고 판단해서 이 불편을 알고 골랐습니다.
한계도 하나 있었습니다. 처음에는 로그아웃 버튼이 지금 쓰는 기기만 끊어서, 사무실 컴퓨터에 로그인한 채 퇴근하면 집에서 로그아웃해도 사무실 쪽은 그대로였습니다. 2026년 10월 5일, 로그아웃하면 그 계정으로 로그인해 있던 모든 기기가 함께 끊기도록 바꿨습니다.
개발사에 물어볼 질문
지금 관리 화면 비밀번호를 여럿이 같이 쓰고 있다면, 아래 질문을 개발사나 제작사에 그대로 물어봐도 됩니다. 모두 "예"여야 하는 것은 아닙니다. 어느 항목이 "아니오"인지 알고 있는 것이 먼저입니다.
- 사람마다 계정을 따로 만들 수 있습니까, 아니면 역할별 비밀번호를 같이 씁니까?
- 비밀번호 말고 한 번 더 확인하는 단계가 있습니까?
- 작업 기록에 누가 했는지가 사람 단위로 남습니까?
- 메뉴와 기능(조회·등록·수정·삭제·내려받기)별로 권한을 나눠 줄 수 있습니까?
- 고객 연락처 같은 개인정보를 파일로 내려받는 권한은 따로 관리됩니까?
- 사람이 나갔을 때 그 사람만 막을 수 있습니까? 막으면 바로 반영됩니까, 아니면 그 사람이 다시 로그인할 때까지 기다려야 합니까?
- 계정을 지우면 그 사람이 남긴 기록은 어떻게 됩니까?
- 계정을 만들고 권한을 주는 일은 누가 할 수 있습니까?
- 비밀번호를 바꾸면 다른 기기의 로그인도 끊깁니까?
- 확인 코드를 보내는 메일에 장애가 나면 어떻게 됩니까?