AI를 써서 업무 문서나 시스템을 만들어 주겠다는 외주 제안을 받아 보셨을 수 있습니다. 이런 업체는 AI에게 일을 시키는 작업 설명서를 미리 갖춰 두기도 합니다. "이런 순서로, 이런 기준으로 문서를 만들라"는 지침과 예시를 묶어 둔 것인데, 저희는 이것을 AI 작업 도구라고 부릅니다. 업체가 그 도구 하나로 여러 고객사의 일을 할 수도 있습니다.
여기서 물어볼 것이 하나 생깁니다. 그 도구는 우리 회사 일을 하면서 다듬어집니다. 그러면 우리 회사의 조직 구성, 업무 이름, 담당자 이름이 도구 안에 남을 수 있을까요? 그리고 그 도구가 다음 고객사 일에 쓰일 때, 그 정보도 같이 넘어가는 걸까요.
저희도 같은 자리에 섰습니다. 한 고객사 프로젝트를 위해 만든 AI 작업 도구에 그 고객사 업무에 맞춰진 부분이 있는지 안을 전부 뒤져 봤습니다. 다른 프로젝트에도 쓸 수 있게 나누기 전의 일입니다. 그때 찾은 것과 처리한 방법을 적습니다.
업체가 쓰는 AI 작업 도구 안에는 무엇이 들어 있을까
저희 도구는 분석설계 절차를 AI가 따라 하게 묶은 것입니다. 사용 장면 정리부터 기능 묶기, 빠진 것 찾기, 화면 목록, 화면 정의서, 업무 규칙, 요구사항 추적표까지 일곱 단계를 순서대로 거치게 돼 있습니다. 처음에는 한 고객사 프로젝트를 위해 만들었고 그 고객사에만 기한을 정해 사용권을 줬습니다.
도구는 한 덩어리가 아닙니다. 단계 진행 순서를 적은 뼈대, 뼈대와 함께 묶어 넣은 원본 지침문, 분류나 확인 같은 자잘한 일을 대신하는 보조 프로그램으로 나뉩니다. AI는 이 셋을 읽고 일을 합니다. 고객사 정보가 들어갈 수 있는 곳도 세 군데입니다.
저희 쪽에서 AI에게 "이 도구의 지침이 그 고객사 업무에 맞춰진 부분이 있는지 검토하라"고 시켰습니다. 사람이 눈으로 훑는 대신, 파일을 하나씩 읽어 고객사에 묶인 문구를 전부 뽑아내게 한 것입니다.
뼈대는 범용이었고, 고객사 정보는 곁에 붙어 있었습니다
검토 결과, 단계 진행 순서인 뼈대는 대체로 어느 프로젝트에나 쓸 수 있는 내용이었습니다. 고객사 정보는 주로 함께 묶어 넣은 원본 지침문과 보조 프로그램 쪽에 들어 있었습니다.
가장 민감한 것은 업무 분담 예시 파일이었습니다. 실제 담당자 다섯 명의 실명과 각자 맡은 업무 영역이 그대로 적혀 있었습니다. 예시로 넣은 것이었지만 도구를 받은 사람은 누구나 열어 볼 수 있는 상태였습니다.
보조 프로그램 하나에는 그 고객사의 실제 업무 영역 이름 22개가 박혀 있었습니다. 이미 없앤 사업 이름까지 들어 있었습니다. 원본 지침문에는 그 고객사의 업무 영역 체계, 그러니까 10여 개 영역 목록과 그 회사 산출물 파일 이름, 영역 수와 사용 장면 수 같은 규모 수치가 그대로 남아 있었습니다.
고객사 시제품 프로그램이 있어야만 실행되는 확인 절차도 필수로 들어 있었습니다. 다른 프로젝트에는 그 시제품이 없습니다. 예시 문구에는 그 고객사가 쓰는 장비와 시스템 이름이 들어 있었는데 이쪽은 영향이 적은 편이었습니다.
정리하면 이렇습니다. 도구를 만든 사람에게는 "그 고객사 일을 잘하려고" 넣은 참고 자료였습니다. 그런데 도구를 다른 곳에 넘기는 순간, 같은 자료가 그 고객사의 조직도와 사업 목록이 됩니다. 일부러 넣은 것이 아니어도 그렇습니다.
고객사 정보를 빼면 도구 성능이 떨어질까
여기서 저희 쪽에서 물었습니다. 범용으로 바꾸면 도구의 성능이 떨어지느냐는 것이었습니다. 고객사 정보를 지우면 AI가 그 회사 업무를 덜 이해하게 되고 그만큼 결과가 나빠지지 않겠느냐는 걱정입니다.
당시 판단은 이랬습니다. 실제 업무 영역 표나 사용 장면 목록 같은 자료는 지침문이 아니라 연결된 프로젝트 폴더에서 읽어 옵니다. 지침문 안의 고정 문구는 참고 메모 수준이었습니다. 그래서 그냥 지우기만 하면 분류 단계에서 AI가 묻는 질문이 늘고 결과의 일관성이 떨어질 수 있습니다. 대신 "연결된 프로젝트의 체계를 참조하라"로 바꾸면 품질은 유지된다고 봤습니다. 실측으로 비교한 것은 아니고 구조를 보고 내린 판단입니다.
실명 익명화는 이 질문과 아예 별개였습니다. 담당자 이름이 들어 있다고 AI가 일을 더 잘하지는 않습니다. 성능과 무관하니, 범용화를 하든 안 하든 정리할 일로 봤습니다.
전용판과 공용판을 나란히 두기로 했습니다
결론은 둘로 나누는 것이었습니다. 고객사 전용판은 그대로 두고 범용판을 따로 만들어 둘이 함께 있게 했습니다. 전용판을 고쳐 범용으로 만들면 그 고객사가 쓰던 도구가 바뀝니다. 고객사는 자기 업무에 맞춘 판을 그대로 쓸 수 있어야 하고 저희는 다른 프로젝트에 쓸 판이 필요했습니다.
범용판에서 바꾼 것은 이렇습니다.
- 업무 영역 체계와 규모 수치 → "프로젝트의 영역 체계를 참조"로
- 영역 이름 목록 → 프로젝트 목록을 참조하도록
- 보조 프로그램에 박힌 영역 이름 → 비움. 자리만 남기고 프로젝트별 설정 파일로 채우도록
- 담당자 실명 → 담당자A, 담당자B처럼 익명으로
- 시제품이 있어야 실행되는 확인 절차 → "시제품이 있을 때만, 없으면 구조 자체를 점검"으로
- 고객사 장비·시스템 이름이 든 예시 → 보안 장비, 통합 로그인, 모니터링 같은 일반 예시로
- 고객사 한정 사용 기한 → 범용판에서는 제거, 저작권 표시만 유지
바꾼 뒤 확인했습니다. 범용판 전체에서 고객사 이름, 사업 이름, 실명이 남은 곳을 찾아봤고 한 곳도 없었습니다. 보조 프로그램은 영역 이름을 비운 상태로 시험 실행해 정상 동작을 확인했습니다.
이 일은 도구를 다른 프로젝트로 넘기기 전, 따로 시킨 검토에서 걸러졌습니다.
계약 전 업체에 확인할 다섯 가지
독자가 가져갈 것은 사례보다 질문입니다. AI로 업무 문서나 시스템을 만들어 주는 업체와 계약할 때 아래를 물어보면 됩니다. 계약서에 어떻게 적을지는 상황마다 다르니, 일반적인 확인 질문으로만 적습니다.
- 우리 일에 쓰는 AI 작업 도구가 있나요? 있다면 다른 고객사 일에도 같은 도구를 쓰나요?
- 우리 회사 정보(조직, 업무 이름, 담당자, 산출물)가 그 도구의 지침이나 예시에 들어가나요? 들어간다면 어디에 들어가나요?
- 프로젝트가 끝난 뒤 그 도구는 어떻게 되나요? 우리 전용판과 다른 고객사에 쓰는 공용판이 나뉘어 있나요?
- 공용판으로 옮길 때 우리 정보를 지웠는지 누가 어떻게 확인하나요? 확인 결과를 받아 볼 수 있나요?
- 전용판의 소유와 사용 범위는 어디까지인가요? 우리가 계속 쓸 수 있는지, 업체가 다른 곳에 쓸 수 있는지 정해져 있나요?
업체가 이 질문에 바로 답하지 못해도 이상한 일은 아닙니다. 도구 안을 열어 봐야 알 수 있는 일이기 때문입니다. 다만 "그런 건 없다"고 바로 답하는 쪽보다 "열어 보고 알려 드리겠다"고 하는 쪽이 믿을 만합니다.